Tổng quan về hệ thống tổng đài điện thoại

Ngày nay, việc lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại trong các doanh nghiệp đang ngày càng phổ biến. Nó giúp giải quyết được các bài toán liên quan đến thời gian, chi phí và chất lượng công việc trong doanh nghiệp. Vậy hệ thống tổng đài điện thoại là gì? Cấu tạo và nguyên lý hoạt động của hệ thống ra sao? Hãy cùng Bestray tìm hiểu những nội dung này qua bài viết dưới đây nhé.

1. Giới thiệu về hệ thống tổng đài điện thoại

Hệ thống tổng đài điện thoại là hệ thống sử dụng các kết nối nội bộ khác nhau phục vụ cho mục đích thiết lập cuộc gọi.

Hiện nay, việc sử dụng hệ thống này được thiết lập bằng các thuật toán tự động kết nối và trực tiếp lưu lượng cuộc gọi đến mà không cần đến sự vận hành của nhân viên đang ngày càng phổ biến. Nhằm phục vụ cho nhu cầu truyền thông kinh doanh trong các công ty, doanh nghiệp, hệ thống luôn được cải tiến và trở nên hiện đại hơn.

Đến nay, có 3 loại hệ thống tổng đài điện thoại bao gồm tổng đài Analog, tổng đài IP và tổng đài ảo. Trong đó:

• Hệ thống tổng đài Analog sử dụng công nghệ thoại truyền thống đó là công nghệ Analog. Nó được hoạt động thông qua đường Line của bưu điện. Với loại tổng đài này, khi người dùng đăng ký sử dụng, các nhà mạng sẽ kéo Line bưu điện đến trực tiếp văn phòng của khách hàng.
• Hệ thống tổng đài IP sử dụng công nghệ điện toán đám mây để triển khai một hệ thống tổng đài cloud hiệu quả và nhanh chóng mà không cần phải đầu tư cho cơ sở hạ tầng như cáp điện thoại, thiết bị tổng đài,… Đối với hệ thống này, người dùng chỉ cần đến đường truyền internet và thiết bị đầu cuối là đủ.
• Hệ thống tổng đài ảo sử dụng dựa trên nền tảng của tổng đài IP. Nó có khả năng cung cấp các cuộc gọi với chất lượng cao và chi phí thấp. Đối với loại tổng đài điện thoại này, người dùng chỉ cần trang bị điện thoại IPhone hoặc cài đặt sẵn softphone trên thiết bị di động. Hoặc thậm chí có thể dùng điện thoại analog có sẵn và kết nối với VoIP Gateway.

2. Cấu tạo của hệ thống đài điện thoại

Một hệ thống tổng đài điện thoại có cấu tạo bao gồm:

• Tổng đài điện thoại: Gồm có bộ trung tâm chuyên xử lý, tín hiệu đàm thoại, tín hiệu số, chuyển mạch các cuộc gọi,…
• Đường trung kế: hay còn được gọi là đường Line bưu điện từ nhà cung cấp mạng điện thoại.
• Máy nhánh, máy lẻ: Gồm có điện thoại bàn, máy in, máy fax,…
• Hộp cáp để đấu nối với các thiết bị đầu cuối, là nơi tập trung tín hiệu,… có chức năng chống sét và phục vụ cho công tác bảo trì bảo hành.

3. Nguyên lý hoạt động của hệ thống

Khi nhận được tín hiệu tác động từ bên ngoài vào đường Line bưu điện, hệ thống tổng đài điện thoại sẽ nhận được tín hiệu và xử lý cuộc gọi đó. Cách lập trình của tổng đài được thực hiện theo 2 cách sau:

• Đổ chuông trực tiếp: Một máy nhánh nào đó sẽ được quy định đổ chuông trực tiếp. Lúc này, người trực điện thoại chỉ cần nhấc máy và trả lời khách hàng.
• Chế độ DISA: sẽ tự động phát ra một câu để hướng dẫn khách hàng thực hiện thao tác ngay trên điện thoại của họ để có thể gặp được bộ phận mà mình mong muốn gặp. Nếu khách hàng không thực hiện thao tác đã được hướng dẫn trong vòng 10 giây thì tổng đài sẽ tự động đổ chuông trên máy nhánh đã được quy định sẵn.

Mỗi máy nhánh trong hệ thống đều được quy định bằng một số nhất định đã được lập trình sẵn trên các port của tổng đài.

Ví dụ, trong một doanh nghiệp, có thể thiết lập phòng tiếp tân là số 101, phòng nhân sự là số 102, phòng kinh doanh là số 103,… Lúc này, khi phòng tiếp tân muốn kết nối với phòng kinh doanh, họ chỉ cần nhấc máy lên và ấn số 103. Ngay lập tức, hệ thống tổng đài điện thoại sẽ phát tín hiệu từ port 101 qua port 103 và máy nhánh số 103 sẽ đổ chuông.

Trong trường hợp có một cuộc gọi thực hiện đã kết nối với tổng đài, gặp được tiếp tân và yêu cầu gặp một bộ phận khác. Lúc này, người tiếp tân chỉ cần nhấn phím flash trên điện thoại bàn sau đó bấm tiếp số nội bộ cần chuyển. Cuộc gọi sẽ được tổng đài giữ ở port đó và chuyển tiếp qua port đã ra lệnh.

Có thể thấy, hệ thống tổng đài điện thoại có khả năng quản lý và bảo mật cao:

• Từng máy nhánh sẽ được tổng đài cấp password. Nếu muốn gọi ra ngoài, tổng đài sẽ yêu cầu phải nhập password.
• Nó sẽ quy định từng trung kế riêng được phép gọi di động, nội thành, liên tỉnh,…

4. Những phụ kiện của tổng đài điện thoại

Hệ thống tổng đài điện thoại còn có các phụ kiện khác như:

• Bộ nguồn dự phòng đảm bảo hệ thống không bị gián đoạn khi gặp sự cố.
• Bàn giám sát DSS có chức năng theo dõi tình trạng của máy nhánh và máy lẻ trong hệ thống.
• Card hiển thị số đến hoặc bộ phận hiển thị cuộc gọi đến có 3 loại tùy thuộc vào dòng tổng đài:
• Tổng đài tích hợp sẵn, có màn hình hiển thị trực tiếp trên điện thoại bàn như tổng đài IKE, tổng đài Panasonic KX-TDA100D, tổng đài Panasonic KX-NS300.
• Tổng đài có hộp hiển thị số gọi đến nằm độc lập, ví dụ như tổng đài ADSUN.
• Card hiển thị số gọi đến đối với các dòng tổng đài không được tích hợp sẵn, cần phải nâng cấp riêng. Ví dụ như hệ thống Panasonic KX-TES824.
• 5. Sơ đồ nguyên lý hệ thống của tổng đài điện thoại

Hệ thống tổng đài điện thoại có sơ đồ nguyên lý như sau:

• Trên hệ thống sẽ có nhiều cổng, thường được gọi chung là port.
• Đường trung kế (CO) sẽ kết nối các port với đường line bên ngoài.
• Các máy nhánh (EXT) sẽ kết nối các port với các thiết bị bên trong.
• Tổng đài sẽ có một cổng COM có chức năng kết nối với máy tính quản lý toàn bộ hệ thống.
• Cổng kết nối bình lưu điện.
• Các thiết bị trong hệ thống thường được kết nối bằng dây điện thoại 2P hoặc 4P. Thông thường, mỗi dây sẽ có hai ruột dây nóng và dây mát.

6. Lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại

Để lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại, bạn cần thực hiện 3 bước cơ bản sau đây:

• Chuẩn bị thiết bị trước khi lắp đặt

Các trang thiết bị cần thiết bạn cần chuẩn bị trước khi lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại như: Đầu số SIP được cung cấp bởi các nhà mạng lớn như FPT, VNPT, CMC,.. điện thoại IP. Hoặc có thể tận dụng điện thoại Analog đã được kết nối với thiết bị chuyển đổi Gateway. Để sử dụng tổng đài, cũng cần dùng đến máy tính bàn, laptop, điện thoại di động,.. Bên cạnh đó, bạn cũng cần chuẩn bị dây LAN và hệ thống mạng internet.

• Lựa chọn nhà cung cấp

Hiện nay, trên thị trường có nhiều nhà cung cấp hệ thống tổng đài điện thoại bạn có thể lựa chọn như: Panasonic, LG, Samsung, Alcatel, Nortel, Ericsson,…

Mỗi thương hiệu sẽ có đơn giá và chất lượng sản phẩm khác nhau. Tùy thuộc vào quy mô kinh doanh, nhu cầu, sở thích, khả năng tài chính cũng như yêu cầu về chất lượng sản phẩm mà bạn có thể chọn nhà cung cấp phù hợp.

Sau khi đã chọn nhà cung cấp, bạn cần chọn gói tổng đài thích hợp. Ví dụ, AntTel có các gói 5, 10, 15, 20 người dùng. Bạn cũng có thể nhờ nhà cung cấp hệ thống sẽ hỗ trợ chọn đầu số nếu chưa có đầu số SIP.

• Thực hiện lắp đặt hệ thống 

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các thiết bị cần thiết, lựa chọn được nhà cung cấp và đã đăng ký đầu số, nhà cung cấp hệ thống sẽ tiến hành lắp đặt.

Nếu doanh nghiệp của bạn có quy mô nhỏ, ít hơn 50 người dùng, quá trình lắp đặt sẽ mất khoảng vài ngày. Còn nếu doanh nghiệp của bạn có quy mô lớn, công tác lắp đặt hệ thống có thể lên đến vài tháng. Trong quá trình lắp đặt, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp các thông tin cần thiết cho nhà cung cấp. Khi đã lắp đặt xong, doanh nghiệp có thể sử dụng ngay hệ thống.

7. Những chú ý khi lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ

Khi lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ, bạn cần chú ý những điểm sau đây:

• Lựa chọn hệ thống tổng đài 

Như đã đề cập ở mục trước, hệ thống tổng đài điện thoại có 3 dạng phổ biến đó là tổng đài Analog (tổng đài truyền thống), tổng đài IP và tổng đài ảo (tổng đài VoIP).

Doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng hệ thống ảo để có thêm các tính năng nhằm đáp ứng nhu cầu và sự thay đổi về mặt cải tiến.

Nếu bạn đã đầu tư rất nhiều và muốn tận dụng lại hệ thống truyền thống, có thể sử dụng VoIP Gateway để chuyển đổi tín hiệu từ Analog sang VoIP.

• Xác định đúng nhu cầu của hệ thống tổng đài điện thoại

Mỗi doanh nghiệp đều sẽ có những nhu cầu khác nhau về hệ thống tổng đài điện thoại. Có những doanh nghiệp sử dụng hệ thống đơn giản chỉ để phục vụ cho mục đích nghe gọi. Tuy nhiên, cũng có những doanh nghiệp muốn có các nhu cầu cao hơn trong hệ thống như tích hợp nhiều kênh tương tác, tích hợp CRM, đồng bộ dữ liệu,…

Ngoài ra, bạn cũng cần xác định số lượng người dùng để lựa chọn và xây dựng hệ thống sao cho phù hợp.

• Chọn đầu số phù hợp cho hệ thống tổng đài 

Khi đã xác định được nhu cầu sử dụng, bước tiếp theo bạn cần làm đó là xem xét nên sử dụng đầu số nào cho hệ thống tổng đài điện thoại của doanh nghiệp. Có 4 dạng đầu số được sử dụng phổ biến hiện nay đó là:

• • • Đầu số 1800
    • Đầu số 1900
    • Đầu số cố định
    • Đầu số Mobi SIP
• Chọn thiết bị đầu cuối cho hệ thống tổng đài 

Thiết bị đầu cuối sẽ có chức năng thực hiện các cuộc gọi đi từ tổng đài và tiếp nhận cuộc gọi đến. Việc lựa chọn thiết bị đầu cuối phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tăng năng suất và chất lượng cuộc gọi của điện thoại viên.

Nếu người nhận điện thoại chỉ nghe và gọi điện với khách hàng ở văn phòng thì doanh nghiệp nên lựa chọn IP Phone hoặc tai nghe tổng đài. Còn nếu người nhận điện thoại thường xuyên phải di chuyển bên ngoài thì Softphone là sự lựa chọn tốt nhất.

• Trang bị đường truyền internet

Để hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ được hoạt động thì đường truyền internet và điều kiện bắt buộc phải có.

Dù cuộc gọi VoIP chiếm ít băng thông, nhưng doanh nghiệp cũng cần trang bị đường truyền internet riêng để tránh trường hợp có nhiều thiết bị ngoại vi truy cập internet, dẫn đến tín hiệu các cuộc gọi không ổn định.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên trang bị 1 – 2 đường truyền dự phòng. Điều này nhằm đề phòng việc đường truyền chính có thể gặp phải sự cố.

8. Kết luận

Trên đây là những điều cơ bản về cấu tạo, nguyên lý hệ thống cũng như cách lắp đặt và một số lưu ý. Hệ thống giúp cho người dùng giúp nâng cao năng suất làm việc, phục vụ cho mục đích quản lý, chăm sóc khách hàng,.. được hiệu quả hơn.

Với sự phát triển của ngành viễn thông, hệ thống tổng đài điện thoại đã ngày càng trở nên phổ biến tại các doanh nghiệp, tòa nhà, công trình. Tuy nhiên, hệ thống có nhiều đường dây tín hiệu, dây cáp mạng sẽ dễ dẫn đến các trường hợp chập điện nếu không được bảo vệ an toàn. Để đảm bảo hệ thống được hoạt động và bảo vệ tốt nhất, bạn có thể lắp đặt hệ thống thang máng cáp.

Một số hình thang máng cáp lắp đặt dây cáp điện.

Điều này cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm không gian văn phòng và thuận tiện trong quá trình bảo trì, sửa chữa và thay thế hệ thống tổng đài điện thoại. Nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm một đơn vị sản xuất thang cáp , máng cáp, khay cáp , máng lưới và phụ kiện máng cáp chất lượng, uy tín. Hãy lựa chọn Bestray để có được những sản phẩm ưng ý cho hệ thống thang máng cáp của công trình bạn.

Mọi thắc mắc về thông tin sản phẩm hay muốn đặt hàng, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi.

——————————————————————————————

Công Ty Cổ Phần Bestray – Chuyên Sản Xuất Thang Máng Cáp (Cable Tray, Cable Trunking)

• Địa chỉ: 180/7b, ấp Tân Thới 3, xã Tân Hiệp, huyện Hóc Môn, TPHCM
• Điện Thoại: (028) 3713 3076 – 078 453 1668 – 0909 089 678
• E-mail: sales@bestray